El Registro Único Tributario permite a la DIAN contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos
A partir del mes de Agosto 2011, a través del decreto nº 2820 emitido por el Ministerio de Hacienda,todas aquellas personas naturales que deseen obtener su Registro deberán sólo presentar cédula y un recibo de servicio público en el que se pueda verificar su domicilio.
Para las personas jurídicas que deban inscribirse o actualizar, se deberá presentar:
- Fotocopia del documento mediante el cual se acredite su existencia y representación legal.
- Fotocopia del documento de identidad de quien hace el trámite.
- Constancia de titularidad de una cuenta corriente o cuenta de ahorros.
- Fotocopia de un recibo de servicio público.
Ahora bien, como sabemos cuando debe hacerse la inscripción..?Tratándose de nuevos obligados, la inscripción deberá efectuarse en forma previa:
- Al inicio de la actividad económica.
- Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN.
- A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.
La DIAN requiere contar con el registro de clientes y ampliar la información que tiene sobre ellos, razón por la cual se creó, por medio de la Ley 863 de 2003, el nuevo registro tributario, que reemplaza e incluye:
- Registro Único Tributario utilizado por la DIAN;
- El Registro de los usuarios aduaneros autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Por lo anterior, todos los sujetos obligados, que ya estaban inscritos, deben volver a inscribirse en el nuevo RUT dentro de los plazos y condiciones establecidos por el Gobierno Nacional.
La inscripción en el RUT comprende:
- Diligenciamiento del formulario oficial
- Presentación ante la Administración y demás puntos habilitados para el efecto.
- Formalización de la inscripción.
El diligenciamiento del formulario puede hacerse por internet ingresando a la página web de la DIAN, www.dian.gov.co, o asistido por un funcionario acreditado en los puntos de atención autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Ver puntos autorizados)
Para diligenciar el formulario, que no se consigue en documento físico, solamente por internet, se requiere tener a disposición los documentos e información relativa a la identificación, constitución, representación, revisoría fiscal, establecimientos de comercio, matrícula mercantil, y demás documentos pertinentes dependiendo las características del obligado y las responsabilidades que tenga frente a la DIAN. Una vez diligenciado el formulario de inscripción en el Registro Único Tributario por Internet, el obligado procederá a imprimirlo. El formulario impreso con la leyenda “en trámite” o “en trámite para asistir” deberá ser presentado en forma presencial en los puntos de atención habilitados por la DIAN, o remitido por correo certificado a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales con jurisdicción en el domicilio del obligado.
La formalización es el procedimiento mediante el cual se establece la identidad del interesado y se legaliza el contenido de la información suministrada a través del formulario del nuevo Registro Único Tributario. Una vez presentado el formulario, el funcionario competente verifica la identidad del obligado, revisa y valida la información e imprime el documento que contiene la leyenda “CERTIFICADO“, el cual debe ser firmado por el interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y el funcionario facultado. El original de la impresión será entregada al interesado y copia de la misma reposará en la Administración.
