Todo agente de retención, además de practicar la retención en la fuente cuando a ello haya lugar, debe expedir un certificado a cada persona o empresa objeto de retención, para que esta pueda descontar su impuesto de renta las retenciones practicadas.
TodoLa retención en la fuente de todo impuesto, es un mecanismo de recaudo anticipado de los impuestos, no es un impuesto. Se llama así porque se practica en la “fuente” del ingreso o incremento patrimonial para una persona.
El certificado de retención puede ser firmado por el pagador del agente retenedor, o por el agente retenedor si es una persona natural, o por el representante legal si se trata de una persona jurídica.
Del decreto 831 del Estatuto Tributario se desprende la siguiente aclaración:
..”Las personas jurídicas podrán entregar los certificados de retención en la fuente, en forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa…”.
Las normas del estatuto tributario que regulan estos requisitos distinguen tres tipos de certificaciones:
- Certificado de asalariados sujetos a retención por salarios
- Certificado asalariados no obligados a declarar
- Certificado por conceptos diferentes a los laborales
Pasemos a los requisitos que deben cumplir los certificados según los artículos del Estatuto Tributario:
Cuando el asalariado es sujeto a retención en la fuente por concepto de salarios (art. 379):
- El formulario debidamente diligenciado.
- Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
- Apellidos y nombres del asalariado.
- Cédula o NIT del asalariado.
- Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
- Cédula o NIT del agente retenedor.
- Dirección del agente retenedor.
- Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.
- Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.
Asalariados no declarantes (art 380):
- Monto de otros ingresos recibidos durante el respectivo año gravable, que provengan de fuentes diferentes a la relación laboral, o legal y reglamentaria, y cuantía de la retención en la fuente practicada por tales conceptos.
- Relación del patrimonio bruto poseído en el último día del año o período gravable, con indicación de su valor, así como el monto de las deudas vigentes a tal fecha.
- Manifestación del asalariado en la cual conste que por el año gravable de que trata el certificado, cumple con los requisitos establecidos por las normas pertinentes para ser un asalariado no declarante. Dicha manifestación se entenderá realizada con la firma del asalariado.
Certificado de retención por conceptos diferentes a los laborales, como puede ser la retención por compras, por servicios, por honorarios, etc. :
- Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
- Dirección del agente retenedor.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
- Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
- Concepto y cuantía de la retención efectuada.
- La firma del pagador o agente retenedor.
