Todos los contadores deben seguir un proceso establecido por las leyes y normas contables las cuales le ayudan a realizan con mayor precisión, exactitud y orden su trabajo.
El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurrren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el mas usado es el anual.
Consta de tres partes básicas:
- Primera parte: se procede a la constitución de la empresa. La primer tarea de la contabilidad es iniciar el proceso de registración con los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general inicial. Se abren los libros principales (de inventario y balances, libro diario y libro mayor) y auxiliares (existen de acuerdo a las necesidades de casa empresa, por ejemplo: libro auxiliar de control, libro auxiliar de caja, libro auxiliar de compras y ventas).
- Segunda parte: El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares.
- Tercera parte: se elaboran asientos de ajustes (se traslada a los libros principales y auxiliares), hojas de trabajo (sirve de base para preparar los Estados Financieros como el Balance General y Estado de Resultados.) y comprobantes de cierre (para cancelar las cuentas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y auxiliares). Por último en esta última etapa, El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.
