Los libros contables son partidas donde quedan asentados todos los hechos económicos de una organización. Son de suma importancia puesto que son un requerimiento que deben presentar, cada vez que lo soliciten autoridades tributarias y/o comerciales, para demostrar que dichos movimientos son reales.
Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio; en caso contrario, podrán destruirse después de 20 años.
Existen dos tipos: los obligatorios y auxiliares.
- Libros obligatorios: existen tres libros fundamentales. EL primer libro obligatorio es el de Inventarios y Balances. Aquí se deberá hacer una descripción exacta de los bienes (muebles e inmuebles) y un detalle de los créditos que formen parte del activo como del pasivo de la entidad. Además se deberá asentar periódicamente los balances de cada ejercicio, incluyendo además de los activos, las deudas vencidas y pendientes al cierre. El segundo es el Libro Diario donde se registra en orden cronológico, cada uno de los comprobantes diarios de contabilidad. Al finalizar el mes se suman los valores para pasar al libro Mayor los totales débito y crédito de cada cuenta. Los errores en este libro se pueden corregir mediante un contra-asiento. Por último se encuentra el Libro Mayor, receptor de la información del libro anterior donde se registra el asiento de apertura, los movimientos mensuales, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre.
- Libros auxiliares: son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales; su número depende de las necesidades de la empresa. A este libro se trasladan los valores registrados en la columna de parciales del comprobante diario de contabilidad . Existen tales como: Libro auxiliar de Control (se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas), Libro de Subcuentas ( sustenta la información presentada en los libro mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares), Libro Auxiliar de Caja (donde se registran los arqueos) Libro auxiliar de Compras y Ventas (se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos).
