El libro diario es el documento en el que se recogen las operaciones que va realizando la empresa de forma cronológica y servirá de baso para la confección del Libro Mayor. Las anotaciones se llevaran a cabo a través de asientos contables.
Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otras cuentas de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes. Asimismo en la mayoría de los sistemas, los registros o asientos manuales son aquellos creados por un usuario (por ejemplo la modificación del importe de una nota de débito) y los automáticos son los generados propiamente por el sistema (ejemplo: el cálculo automático de valor de impuesto)
La información mínima que debe contener cada registración es:
- Fecha de cada transacción.
- Las cuentas involucradas en la transacción.
- El importe de la operación.
- Breve resumen de la transacción registrada.
Recordamos que es un libro contable de índole obligatorio, el Código de Comercio establece que todos los comerciantes deben llevar su propia contabilidad, de modo pues que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si, esa persona es o no comerciante. El mismo código de comercio establece que se consideran comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.
En cuanto a las características físicas del libro, deberá ser un libro empastado, de folios y deberá estar sellado en todas sus páginas. Los errores en este libro se pueden corregir mediante un contra-asiento.
