El plan de cuentas es un instrumento que utilizan los profesionales contables con el fin de poder definir todos los hechos ecomómicos que suceden en el transcurso de la vida de una organización. Generalmente viene acompañado de un manual de cuentas que como su nombre lo indica define en que momento se va a utilizar cada una de estas.
Todas las cuentas que se utilizan en las registraciones contables deben estar en el plan de cuentas y en el manual. El Plan Unico de Cuentas tiene vigencia para todas las operaciones económicas, a partir del 1o de enero de 1994 en lo que respecta a sociedades mercantiles que legal o estatutariamente estén obligadas a tener revisor fiscal. El registro o comprobante contable será obligatorio hasta el nivel de cuatro dígitos.
Dado que la contabilidad y los estados contables de las empresas son utilizados por terceros tales como bancos, clientes, proveedores, etc., estos deben ser uniformes para todas las organizaciones con el objetivo de facilitar su lectura y comprensión. Todas las clases, grupos, cuentas y subcuentas se identificarán con un código numérico para lo cual, deberán utilizarse de manera preferencial los códigos contenidos en el Catálogo de Cuentas al que se refiere el Decreto 2650.
La contabilidad también es utilizada para la toma de decisiones dentro de la organización, cuando se realiza con este fin la empresa puede utilizar una cantidad de cuentas mayor con el fin de describir más especificamente la naturaleza de los hechos económicos.
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